Administrativ sekretær

Blodprøver og Biokemi søger en dygtig administrativ sekretær til stillingen som sekretær for afdelingsledelsen pr. 1. oktober 2017 eller efter aftale.

Stillingen er en fast stilling og på 37 timer pr. uge.

Det er vigtigt for os, du har en god organisationsforståelse og et godt kendskab til at arbejde inden for sundhedsvæsnet og for ledelsen. Sekretæren skal indgå i et tæt samarbejde med afdelingsledelsen som består af to personer, en ledende overlæge og en ledende bioanalytiker. 

Sekretæren skal kunne løse mange alsidige opgaver og være klar til at blive udfordret. Da man er en central person i forhold til afdelingens drift og udvikling, skal du være i stand til at udvise situationsfornemmelse i sagsbehandling og personalesager. Du skal have gåpåmod og turde stille de spørgsmål der skal til for at sikre, at opgaverne bliver fulgt til ende. Du bliver ansat i en afdeling, hvor nøgleordene for samarbejdet med afdelingsledelsen er gensidig loyalitet, tillid og sparring.

Ansvarsområder

• administrative opgaver for afdelingsledelsen og øvrige medarbejdere
• forberedelse af diverse materiale i forbindelse med mødeaktiviteter og opfølgning heraf diverse korrespondancebreve, møde indkaldelser, dagsordener m.m.
• referent ved diverse møder
• rejseansøgningsmodul i ØS
• registrering i Silkeborg data
• kalenderstyring
• diverse opgaver ifm. projekter
• koordinering ved besættelse af nyt personale via systemet Emply
• tovholder på ændringer i ansættelsesforhold fx ændringer i arbejdstider, orlov og indstilling til nyansættelser
• indkøb i ILM
• varetage opgaver i relation til den elektroniske dokumentsamling (e-dok) og afdelingens referathåndbog
• telefonpasning
• ad hoc opgaver

 
Personlige kvalifikationer
Det er en stor fordel, at du har erfaring med personaleadministrative opgaver. Da du vil være afdelingens ansigt udad er det meget vigtigt, at du er serviceminded og imødekommende. Det er essentielt, at du kan prioritere i dine opgaver, og at ingen opgave er for stor eller for lille. Det er også vigtigt, at du kan bevare overblikket og samtidig prioritere i dine arbejdsopgaver. Der er et stort behov for, at du er loyal, og at du kan arbejde selvstændigt.
Du skal være ansvarsbevidst og vedholdende i forhold til at få struktur på afdelingsledelsens opgaver. Det betyder, at du skal have et udpræget servicegen. Du skal være kompetent og selvstændig IT-bruger.
 
Samarbejdsrelationer
Du refererer til den ledende bioanalytiker og er en del af sekretærgruppen. Derudover har du tætte samarbejdsrelationer med afdelingens afsnitsledelser, afdelingens medarbejdere og øvrige interne og eksterne samarbejdspartnere.
 
Vi tilbyder

• et spændende og selvstændigt job på en stor og dynamisk afdeling
• et job, hvor du bliver en del af en velfungerende sekretærgruppe
• et tværfagligt samarbejde med alle faggrupper i afdelingen
• samarbejde med hospitalets HR-afdeling

 
Om afdelingen
Afdelingen er primært samlet i helt nye fysiske rammer på Det Nye Universitetshospital, Skejby, men har mindre enheder fordelt på hhv. Nørrebrogade, Tage-Hansens Gade, Oluf Palmes Allé samt Risskov. Afdelingen er opdelt i sektioner, der hver for sig ledes af et team bestående af en overlæge, en biokemiker og en afdelingsbioanalytiker.

Der er ansat ca. 350 medarbejdere ved afdelingen – bioanalytikere, læger, biokemikere, sygeplejersker, sekretærer, IT/økonomimedarbejdere, laboratorieteknikere m.m.
Afdelingen varetager prøvetagning og analysearbejde på såvel basis-, regions- og højtspecialiseret niveau. Center for Hæmofili og Trombose, som varetager diagnostik og behandling inden for koagulationsområdet, er en del af afdelingen.

Afdelingen udfører årligt ca. 12 mio. analyser og har ca. 1,2 mio. patientkontakter. 

Afdelinger bidrager med undervisning og uddannelse indenfor flere faggrupper og udfører forskning på et højt niveau. Afdelingen har et tæt samarbejde med hospitalets mange kliniske afdelinger, de biokemiske afdelinger i regionen, øvrige laboratoriespecialer og lægepraksis i Aarhus området.
 
Har du brug for flere oplysninger, er du velkommen til at ledende bioanalytiker Kate Juul Strandgaard på katstran@rm.dk.

Ansøgning sendes via nedenstående link vedhæftet dokumentation for uddannelse og evt. andre relevante bilag.

Løn og ansættelsesvilkår i henhold til gældende overenskomst.

Ansættelsen er betinget af en tilfredsstillende børneattest.

Vi holder ansættelsessamtaler i uge 38 2017.

Da Region Midtjylland løbende gennemfører besparelser og omorganiseringer, vil omplaceringsramte medarbejdere, der søger stillingen, have fortrinsret til samtale.

• Fakta

• Arbejdssted
  Aarhus Universitetshospital
• Kontaktperson
  Dorte Schjødt Laursen
• Adresse
  Nørrebrogade 44, 8000 Aarhus C
• Stillingstyper
  Lægesekretær
• Ansættelsesform
  Fast ansættelse
• Ugentlig arbejdstid
  Fuld tid
• Ansættelsens start
  01-10-2017
• Regionens jobnr.
  10608
• Quick-nr.
  320990
• Indrykningsdato
  13-07-2017
• Ansøgningsfrist
  10-09-2017 (udløbet)